完成Word合併列印後，如何預覽及確認合併結果，並產生最終可列印的文件？ | 數位時代

完成 Word 合併列印後的預覽與確認

在完成 Word 合併列印的設定後，預覽和確認合併結果是至關重要的步驟，以確保最終產生的文件沒有錯誤。Word 提供了多種方式來檢視和驗證合併後的資料，確保列印或儲存的文件符合預期。

首先，在「郵件」工具欄中，點擊「預覽結果」按鈕。這會將文件中的合併欄位替換為資料來源中的實際資料，讓您可以逐筆檢閱合併後的內容。工具欄上的左右箭頭可讓您輕鬆地在不同的記錄之間切換，檢查每一份文件的資料是否正確顯示。

產生最終可列印文件

確認預覽結果無誤後，下一步是產生最終可列印的文件。點擊「完成與合併」按鈕，然後選擇「編輯個別文件」。在彈出的對話框中，您可以選擇合併所有記錄或僅合併特定範圍的記錄。選擇「全部」將會產生一個新的 Word 文件，其中包含所有合併後的個別文件，每一頁代表一個記錄。

此外，您也可以選擇「列印文件」直接進行列印，或選擇「傳送電子郵件」將合併結果透過電子郵件寄送給收件者。無論選擇哪種方式，Word 都會根據您的設定自動產生所需的檔案或執行相應的操作。

額外檢查與注意事項

在完成合併列印後，建議您再次檢查產生的文件，特別是注意以下幾點：

• 格式一致性： 確保所有合併後的文件格式一致，包括字體、大小、間距等。
• 資料完整性： 檢查是否有資料遺漏或錯誤，例如姓名、地址等重要資訊。
• 分頁問題： 確認每一份文件都有正確的分頁，避免內容被截斷或顯示不完整。

透過仔細的預覽、確認和檢查，您可以確保 Word 合併列印的結果準確無誤，並產生高品質的可列印文件。

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