在外部簡報資料中，符號化和填色相較於單純的文字說明更有效，主要原因在於它們能更快速、直觀地傳達資訊，並減少理解上的複雜性。符號和顏色能夠立即引起觀眾的注意，並幫助他們快速抓住重點，尤其是在比較多個對象時，這種視覺化的呈現方式更具優勢。
文字說明在傳達細節方面可能很詳盡，但在外部簡報中，過多的文字會使觀眾難以快速理解和比較。符號和顏色可以將複雜的資訊簡化，例如使用圖標代表不同的特性，並使用顏色區分不同的類別或程度。這種視覺化的方式不僅能節省時間，還能提高資訊的記憶度。
簡報資料如果只用文字突顯自家公司的優點，容易給人推銷的感覺，而且每個讀者對於「較高」等詞彙的理解程度不同，難以進行客觀比較。通過符號化和填色，可以更客觀地呈現各個對象的優缺點，並減少主觀偏頗的印象。視覺化的元素也能增加簡報的吸引力，使觀眾更願意花時間去理解和比較。
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