國泰人壽保單行政部於 2019 年 2 月啟用了自行開發的公文處理系統，旨在優化傳統公文處理流程並提升效率。此舉是為了改善過去公文處理耗時且容易出錯的問題，進而提高整體營運效率，成為數位轉型的關鍵一步。
在導入 RPA（機器人流程自動化）之前，國泰人壽保單行政部處理一份外部函文平均需要 7 到 10 天。為了大幅改善公文處理的效率，該部門決定自行開發一套系統。透過 RPA 技術，系統可以整合分散在不同部門的資料，並自動執行重複性的工作，如資料搜尋、整理和歸檔。這不僅簡化了流程，還減少了人為操作可能導致的錯誤。
新系統上線後，公文處理時間縮短至 2 到 3 天，效率顯著提升。RPA 的精準執行降低了人為錯誤的風險，確保工作品質穩定。員工只需透過簡單的點選拖曳方式即可完成自動化工具的設定，加速了系統應用。這不僅解決了公文處理的痛點，也推動了國泰人壽的數位轉型，提升了整體營運效率與競爭力。透過此系統的成功案例，國泰人壽展現了運用科技提升內部流程效率並實現數位轉型的能力。
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