國泰人壽導入RPA（機器人流程自動化）系統後，公文處理流程顯著簡化，處理時間從原本的7-10天縮短至2-3天。RPA系統主要模擬人類在電腦上的操作行為，自動化處理重複性、機械化的工作，尤其是在處理來自國稅局、法院等外部單位的函文時，需要跨部門調閱客戶的保單貸款、理賠等紀錄，RPA系統能與各種應用程式和系統交流，確保流程執行的高度可靠性和精準度。
在傳統公文處理流程中，國泰人壽員工需要耗費大量時間手動蒐集分散在不同部門的資料，效率低下。導入RPA後，系統可以自動蒐集這些資料，大幅減少人工操作的需求。員工透過點選拖曳的方式，像組合積木一樣，就能完成自動化工具的設定，無需具備程式設計技能。RPA系統模擬人類操作，例如登入系統、資料檢索、資料輸入和文件歸檔等，實現了公文處理流程的自動化。
RPA不僅縮短了公文處理時間，還提升了工作品質，並在函文數量不斷增加的情況下維持了工作效率。此外，RPA的導入也促使員工心態轉型，將RPA視為一種能帶來改變的工具，而非可怕的程式設計。員工們發現，RPA可以完成原本需要數百人才能完成的工作，從而提升工作成就感和工作熱情。以國泰世華銀行為例，透過RPA實現工作流程自動化，一年能省下約80萬張A4紙，體現了RPA在節省資源方面的巨大潛力。
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