要使用 Word 合併列印功能，您需要準備兩個主要的檔案：一個是 Word 文件範本，另一個是包含資料的 Excel 檔案。Word 文件範本是包含固定格式和內容的主文件，而 Excel 檔案則是用於存放變動資料的資料來源。這兩個檔案的準備是成功進行合併列印的基礎。
Word 文件範本應該包含您想要在所有文件中保持不變的內容，例如公司標誌、信頭、固定段落等。在您希望插入變動資料的位置，先預留適當的空間。這個範本將會是所有合併列印文件的基礎，因此請確保其格式和內容的準確性與專業性。
Excel 資料檔案則需要包含您希望在每個文件中變動的資料，例如姓名、地址、電話號碼等。確保 Excel 檔案的第一列是欄位名稱，這些欄位名稱將會在 Word 中用於插入合併欄位。資料的準確性和一致性非常重要，因為這些資料將直接影響到最終合併列印文件的品質。完成這兩個檔案的準備後，您就可以開始在 Word 中進行合併列印的設定了。
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