Word合併列印的「插入合併欄位」具體如何操作，才能將Excel中的姓名等資料正確導入Word範本？

Word合併列印「插入合併欄位」操作詳解

Word的合併列印功能，能讓你快速將Excel中的資料，如姓名、地址等，批量匯入Word範本，省去手動輸入的繁瑣步驟。以下將具體說明如何操作「插入合併欄位」，以正確導入Excel資料。

步驟一：準備Excel資料與Word範本

首先，確認你的Excel檔案已包含所有需要匯入的資料欄位，例如：姓名、地址、電話等，且欄位名稱位於第一列。接著，在Word中開啟或建立你的範本文件，並確定你想插入資料的位置。

步驟二：啟動合併列印並選取資料來源

在Word中，點擊上方工具列的「郵件」>「啟動合併列印」>「信件」。接著，點擊「選取收件者」>「使用現有清單」，選擇你的Excel檔案。此時會跳出視窗，選擇包含資料的工作表。

步驟三：插入合併欄位

在Word文件中，將游標移至你想插入資料的位置，例如：「會員姓名」之後。然後，點擊上方工具列的「郵件」>「插入合併欄位」，此時會出現一個下拉式選單，顯示你Excel檔案中的所有欄位名稱。選擇對應的欄位名稱，例如：「姓名」，Word會自動插入一個帶有欄位名稱的標籤，例如：「<<姓名>>」。

步驟四：預覽結果並完成合併

重複步驟三，將所有需要的欄位都插入到Word範本中。完成後，點擊「預覽結果」以檢視合併列印的效果。你可以使用工具列上的左右箭頭來逐筆檢閱資料。確認無誤後，點擊「完成與合併」>「編輯個別文件」>「全部」，即可產生所有合併的文件。

透過以上步驟，你就能成功使用Word的「插入合併欄位」功能，將Excel中的資料正確導入Word範本，大幅提升工作效率。