Google Workspace 擴充功能讓 Gemini 的自定義 Gem 能夠與 Google 文件動態連接，這代表用戶可以直接將 Gem 連接到特定的 Google 文件，作為即時更新的 AI 知識庫。這項功能的主要優點在於，Gem 可以隨時參照最新版本的 Google 文件，當文件內容有變更時，Gem 會自動偵測並更新，無需手動調整提示詞或重新訓練 AI 模型。
透過動態連接，團隊可以更輕鬆地管理和維護共享的 Gem。過去，如果操作流程或參考案例有所變動，需要不斷調整提示詞，且團隊成員間的版本容易分散，難以統一知識庫。現在，只需在 Google 文件中新增規則、更新數據或修改語氣，Gem 就會即時同步最新資訊，確保產出的內容始終符合當下的需求，避免資訊落差，團隊也能夠讀取同一份最新的官方文件。
要使用這項功能，首先需要確認帳號是 Google One AI Premium 或企業版訂閱用戶，並且已開啟「Google Workspace 擴充功能」（免費版目前不支援）。接著，在 Google 雲端建立一個 Google 文件，寫下要讓 Gem 遵守的規則、禁止事項或常用案例。然後，開啟 Gemini 網頁版，新增或編輯現有的 Gem，在「相關資訊」區域點擊「＋」，選擇「雲端硬碟檔案」，搜尋並選取剛剛建立的 Google 文件。設定完成後，點擊「儲存」或「更新」。未來只需像編輯 Word 檔一樣修改 Google 文件，Gem 就會自動同步更新。
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