Google Workspace 內嵌的 Gemini 功能，旨在協助使用者在日常辦公中簡化重複性工作。為了確保使用者資料的隱私與安全，Google 強調，在使用 Gemini 功能時，所有資料仍保留在 Workspace 環境中，Google 不會使用這些內容來訓練或改進 Gemini 或其他生成式 AI 模型，資料也不會被人工審查。
使用者可以透過兩種主要方式來使用 Google Workspace 中的 Gemini 功能。第一種是透過專屬 AI 應用，例如 Gemini、NotebookLM 和 Google Vids，這些工具獨立運作，適合處理需要大量腦力激盪、資料統整或多媒體產出的重型任務。第二種是透過內嵌協作，在熟悉的 Workspace 軟體中，讓 AI 讀取雲端硬碟檔案，即時簡化重複性工作。
無論是哪種使用方式，Google 都強調了資料的隱私性。Workspace 的設計確保使用者的資料不會被用於訓練 AI 模型，也不會被人工審查。
為了讓 Gemini 更好地理解使用者的需求，Google 提供了提示詞撰寫指南，其中包含四個主要要素：角色 (Persona)、任務 (Task)、背景資訊 (Context) 和格式 (Format)。使用者可以根據實際情況，挑選幾個要素來撰寫提示詞，以提升 AI 回應的穩定性和精準性。此外，Google 也建議使用者使用自然語言、明確目標與限制、簡潔扼要、連貫對話、連結 Google 雲端，並讓 Gemini 成為提示詞助手，以獲得更好的使用體驗。
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