在合併列印的流程中，Excel 和 Word 扮演著相輔相成的關鍵角色。Excel 主要負責資料的儲存與管理，而 Word 則用於設計文件範本，並將 Excel 中的資料合併至範本中，以產生個人化的文件。
Excel 在合併列印中作為資料來源，負責儲存需要被合併到 Word 文件中的所有資訊。這些資訊通常以表格形式呈現，每一列代表一個記錄（例如：一位員工、一位學生），每一欄則代表該記錄的一個屬性（例如：姓名、薪資、科目、成績）。Excel 的結構化資料格式使得資料管理更加方便，也更容易與 Word 進行合併。
Word 的主要作用是建立文件範本，並執行合併列印的過程。使用者在 Word 中設計好文件的格式和排版，然後插入「合併欄位」，這些欄位對應到 Excel 表格中的欄位名稱。當執行合併列印時，Word 會讀取 Excel 中的資料，將每一列的資料填入對應的合併欄位中，從而生成多份個人化的文件。這個過程可以自動化大量文件的製作，例如簽到簿、薪資單或成績單等。
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