AI 技術能夠大幅簡化從大量電子郵件中提取和整理資訊的過程，特別是在籌辦大型活動時，需要處理演講者的確認信件。傳統上，統籌者需要手動從每封郵件中撈取關鍵資訊，例如演講者姓名、公司、議程主題、時間偏好、設備需求、以及是否已提供個人簡介和大頭照。這個過程不僅耗時，也容易出錯。
AI 能夠直接掃描 Gmail 收件匣，從大量的確認信中提取關鍵的物流資訊，並自動生成一個結構化的 Excel 追蹤表。例如，AI 可以從 38 封確認信中提取所有必要的細節，無需人工逐一檢查每封郵件。AI 不僅能提取資料，還能進行分析和分類，例如識別哪些演講者尚未提交個人簡介或大頭照，或是哪些會議需要特殊的 A/V 設備。
AI 生成的追蹤表不僅包含基本的資料，還具備專業的試算表元素，例如凍結窗格、可排序的欄位和可運作的公式。追蹤表中的儲存格可以進行顏色編碼，並劃分清晰的區塊，使其看起來像是專業設計工作室創建的資料視覺化作品，而不僅僅是一個 Excel 模板。這種結構化的追蹤表讓活動團隊能夠快速識別高風險項目，並進行後續追蹤，從而提高整體的工作效率和準確性。
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